Organizacja imprezy w klubie

Założę się, że każdy z imprezowiczów, prócz bywania w klubach i uczestniczenia w różnorakich eventach, choć raz chciał się znaleźć po przysłowiowej drugiej stronie barykady i zorganizować coś swojego. Jako że mam pewną wiedzę na ten temat, chciałbym wam pokrótce przybliżyć, jak to się zazwyczaj odbywa.

Chcąc zorganizować event w określonym miejscu, możemy pójść dwiema drogami – bezpieczniejszą, acz mniej dochodową oraz tą trudniejszą, bardziej ryzykowną, ale i intratną finansowo w przypadku sukcesu.

Pierwsza droga to współpraca z klubem przy organizacji. Sporządzamy ofertę dla managementu lokalu, oczywiście wysyłamy ją odpowiednio wcześniej, ze wskazaniem interesującego nas terminu. Oferta zawiera proponowany skład dj’ski, w tym headlinera – główną gwiazdę oraz dj’ów supportujących, instrumentalistów czy wokalistów, o ile mamy taką opcję w naszym pomyśle na imprezę. W naszym prywatnym kosztorysie podliczamy wszystkie koszta związane z oprawą muzyczną imprezy i nie tylko. Kwotę podnosimy o naszą prowizję organizatorską, aby też mieć wynagrodzenie za swoje stresy i pracę związaną z przygotowaniem imprezy od strony promocyjnej. Wysyłamy i czekamy na odzew, klub albo będzie zainteresowany, albo nie. Jeżeli tak, to super – będzie impreza. Oczywiście jako osoba organizująca event włączasz się wtedy czynnie w promocje wydarzenia i podczas imprezy dbasz o całokształt jej przebiegu. Oczywiście w trakcie jej trwania z własnej kieszeni pokrywasz wszystkie koszta, takie jak np. wypłata dla dj’a, który urywa się z imprezy wcześniej itp. Dbasz też oczywiście o główną gwiazdę wieczoru, opłacając hotel i transport. Pieniądze za to wszystko wrócą do Ciebie po imprezie, przy rozliczeniu z managementem klubu.

Druga opcja bardziej ryzykowna to organizacja imprezy na własny rachunek. Wynajmujesz po prostu klub na jedną noc za określoną stawkę i management nie musi się już o nic martwić w kwestiach dotyczących przebiegu samej imprezy (bary to inna sprawa), bo wszystko spada na Ciebie. Większość działań promocyjnych jest na Twojej głowie, jak i ryzyko w przypadku niewypału. Koszt wynajmu lokalu plus koszt oprawy wizualnej i muzycznej (w tym headlinera wieczoru z wszystkimi jego kosztami podróży i zakwaterowania). Poza tym dochodzą jeszcze koszty związane z materiałami promocyjnymi, których zaprojektowanie, wydrukowanie i dystrybucję też musisz często opłacić z własnej kieszeni. Plusem takiego rozwiązania jest możliwość większego zarobku, bo cała kasa z wejściówek idzie do Ciebie. Jeżeli impreza wypali i przyjdzie masa ludzi – gratulacje, udało CI się. Jeżeli ludzi pojawi się mało, a przyczyn takiego stanu rzeczy może być naprawdę całe multum, to niestety tracisz i to sporo.

Organizowanie imprez to trudny orzech do zgryzienia. Nigdy nie możesz być pewien, że impreza na 100% odniesie sukces. Mimo najlepszej promocji i popularnej dj’skiej gwiazdy, ludzie mogą po prostu nie przyjść, bo np. w telewizji jest ważny mecz, albo za oknem leje itp., a Ty zostajesz z ręką w nocniku i długami.